疫情下举办活动的”7”大注意事项

疫情下举办活动的”7”大注意事项

中国及香港在全球疫情防恐中，一直是全球国家及地区的领导者。在政府的有效疫控工作及政策下，我们的生活也渐渐地重回正轨。作为活动策划行业的领先及专业团队，D2 Studio广州东浩营销策划有限公司跟大家一起让行业重回昔日的盛况。在疫情下，只要我们能在会场内外做好疫控措施，对行业及社会发展会起著重要的作用。现在已是合适的时机去重启大众及社会的互动，大家一起行动吧！

若您与我们D2 Studio广州东浩营销策划有限公司都已开始策划及安排各类型的商业或个人活动，您可留意以下”7”大注意事项：
 

1. 嘉宾登记

为了有效控制活动会场的人流，我们需要确保所有嘉宾必须在活动前完成预先的登记；若有需要，更可与主办方安排实名登记，以确保大会对每位宾客都有著相关的资料，以配合疫控措施。

基于不同的活动需求，我们更可以运用登记的数据协助活动前期的推广，或协助不同的活动升级体验及产品的推广。

我们也可考虑在预先登记的过程中，为客户提供定制的服务安排，如特别座位（消毒区域）的安排、展会中的会议安排、或膳食的指定派送时间。

我们更可考虑安排嘉宾在不同的时段进入场馆，以避免挤拥及人群聚集。 

2. “无接触”签到

签到往往会让嘉宾与工作人员进行接触。为了有效预防疫情，我们应如何处理好每位嘉宾签到时，也能避免近距离接触、人群聚集及取得需要的数据？

其实，我们只需要使用手机程式的应用及扫瞄二维码。

虽然，在疫情前我们已在使用相关的手机程式App协助来宾进行签到，但以往实行时也会遇上不少宾客对手机扫瞄二维码仍感到陌生。但在疫情后，手机扫瞄二维码已变成大众的日常生活文化，也让活动策划团队，如D2 Studio广州东浩营销策划有限公司，让我们安排嘉宾签到的工作更为有效。

但我们也需要把签到过程简化；同时，我们也通过相关的签到程式与嘉宾进行不同形式的互动。
 

3. 让嘉宾在活动前有著充份的了解

无论是一场展览会、小型商务会议、生日派对或商务宴会，作为活动策划团对，我们需要预先告知嘉宾活动相关的防疫及疫控措施。

相关的活动防疫及疫控措施包括口罩配带安排、社交距离、展会或会议桌的安排、或活动手机应用程式App的下载。

若有需要，可考虑为活动定制专属的手机应用程式App、小程序或网页，以定时发送活动的最新资讯。D2 Studio广州东浩营销策划有限公司可为客户设计及制作活动相关的手机程式及网页，为客户提供一条龙的活动策划服务。
 

4. 指示牌及场地区域的划分

请安排充足及清晰的指示牌，与简明的场地区域划分，以指示及控制嘉宾人流的方向和流量。为了让嘉宾能有效遵守社交距离，我们需要为每位嘉宾提供简明的指示及信息。

如以大型商业论坛为例，我们可在会场中设立”安全区域”，让嘉宾能有秩序与安全地进行休息。而这种区域可让嘉宾在活动手机应用程式进行预先登记。”安全区域”可提供WIFI、社交距离座位或预先登记的膳食。
 

5. 预先准备一切的基本事项

作为专业的活动策划团队，我们应预先准备一切的基本事项。

嘉宾有可能会忘了携带口罩或违失口罩。因此，我们应该准备充足的口罩（口罩也可印上大会LOGO或客户品牌）。

可在会场的出入口设立消毒区域，提供充足消毒洗手液（瓶身上也可印有大会LOGO或客户品牌！）。与此同时，消毒区域也可设立于餐区、洗手间、展位与会议空间。

我们更可考虑把印有大会LOGO或客户品牌的消毒液以赠品的方式送了所有出席的来宾。

6. 让嘉宾定时看到清洁工人

安排清洁工人在不影响活动进行的情况下，为场地定时提供消毒及清洁安排。如会场中有著人来人往的地方，需要安排清洁团队在新一轮人流来到前进行清洁消毒的工作。我们也应为此预留充足的预算，安排专业的清洁团队，为场地进行快速及高效的清洁，以防出现人流聚集及保持社交距离。

7. 线上线下同步进行

在过往一年，我们已经时常通过直播形式或录播形式，举办各类型的线上活动。现时，在举办线下活动时，我们也需要考虑到会有嘉宾对于线上直播或录播有著一定的需求。因此，我们也需考虑专业的线上直播团队为活动提专业优质的线上直播服务，D2 Studio广州东浩营销策划有限公司也有著优质的线上直播团队，为您的活动提供直播、摄影及录影服务。

D2 Studio及广州东浩营销策划有限公司能提供专业的活动策划与活动制作服务，可以与我们联络并安排一个极致的活动策划方案。